Muchas compañías implementan tecnologías que permiten reuniones a distancia pero con la posibilidad de verse cara a cara, como las videoconferencias o la tele-presencia.
Pero a veces, de todos modos es clave viajar y quizás la forma más efectiva de ordenar este proceso es determinar e implementar políticas corporativas de viajes. Este tipo de medidas no sólo permiten mantener un control y reglas claras a la hora de viajar sino que pueden suponer a las empresas el ahorro de costos.
En la actualidad, los aspectos que tienen en cuenta las compañías a la hora de coordinar un viaje (ya sea que cuenten con un departamento interno de gestión de viajes, lo haga cada ejecutivo por su parte o se coordine con una agencia externa) cambiaron radicalmente. Y quizás los principales desafíos a considerar son:
- Cumplir con el presupuesto destinado por la empresa para el viaje.
- Incrementar el ahorro (antes, durante y después del viaje)
- Lograr una mayor eficiencia en la estructura de costos (que implica además de negociar con proveedores, elegir las tarifas más baratas, emplear métodos de control de las facturas y adoptar nuevas herramientas).
Por eso, la necesidad de contar con herramientas para el análisis de la información y establecer una política de viajes entre los empleados de la empresa es hoy una prioridad.
Considerando estos desafíos y los objetivos a alcanzar se pueden tener en cuenta ciertos aspectos para ordenar el proceso de viajes:
- La importancia de una política de viajes: Es crucial establecer y comunicar debidamente a los empleados la política de viajes (normas para viajar, clase a elegir, procesos de aprobación previos a la realización de la reserva, etc.). Las empresas con un programa de viajes más estricto logran ahorrar más que aquellas más permisivas.
- Gestionar acuerdos a largo plazo con proveedores de viajes: Estar en contacto con varios proveedores y lograr acuerdos por la cantidad de viajes que la compañía realice al año es fundamental. De esta manera, se pueden alcanzar descuentos en hoteles, aéreos, entre otros.
- Planificar los viajes y realizar reservas: La mayoría de las empresas fomentan el uso de herramientas de auto reserva online para viajes de ida y vuelta, en otras, es obligatorio. Sin embargo, un aspecto clave es fomentar las reservas anticipadas para evitar la volatilidad de las tarifas, implementar sistemas que permitan integrar las reservas realizadas on y offline, y si se cuenta con una herramienta de auto reserva introducir en la mayor cantidad posible de proveedores a considerar.
- Gastos y facturas, la importancia de llevar un control: Es importante el uso de tarjetas de crédito corporativas, que ayudan al viajero y reducen el tiempo de reportar los gastos (recopilar y escanear recibos, etc.). También es importante incorporar la tecnología móvil, ya que el viajero tiene más flexibilidad para tramitar las aprobaciones de su viaje, realizar reservas y consultas e incluso recibir alertas, en un canal bidireccional.
- Centralizar los gastos y facturas de los empleados: En aquellas empresas que cuentan con sistemas propios de auto reserva se recomienda la integración con sistemas informáticos que concilien reservas, facturas y demás información que se genere a lo largo del viaje. Es prioritario que, al igual que ocurre con otros sistemas internos, estén integrados con las herramientas de los departamentos financieros.
- Medición y elaboración de informes: Es fundamental que los datos procedentes de diversas fuentes (agencia de viajes, tarjetas de crédito corporativas, herramientas de auto reserva, proveedores o informes de gastos de los empleados, etc.) estén unificados. El uso de las herramientas de auto reserva facilita el seguimiento y control del viajero y sus gastos de forma constante. Estas herramientas de análisis de la información ayudan a anticiparse a necesidades y datos que resultan imprescindibles de cara a futuras negociaciones con proveedores. En conclusión, es posible ordenar el proceso de viajes para tratar de reducir los costos. De este modo, se puede tener una gestión más simple y organizada, que no sólo acerque una solución al cumplimiento de presupuestos sino que además sea práctica y efectiva. Con la ayuda de los nuevos procesos sumado a la tecnología, la planificación de un viaje de negocios se puede lograr de manera exitosa y reduciendo costos.
